ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA:/ar

ZAMEK KSIĄŻĄT POMORSKICH W SZCZECINIE

ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA:

Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie

1. Zamawiający:

Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie,

Tel.: (91) 434 83 11,

Fax: (91) 434 79 84,

Forma prawna: wojewódzka osoba prawna – Instytucja Kultury,

Rodzaj działalności podstawowej: Działalność domów i ośrodków kultury,

Regon:  810543200

NIP :   851-020-72-76

Adres poczty elektronicznej prowadzonego postępowania:

e-mail: 

Godziny pracy: 07³⁰ – 15³⁰ od poniedziałku do piątku

2. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady/UE/2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE L2016, Nr 119, s.1) [dalej RODO] oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych

Usługa obejmuje m.in.:

1. prowadzenie analizy i oceny ryzyka przetwarzanych danych osobowych przez Zamek Książąt Pomorskich;
2. informowanie administratora oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów o  ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
3. monitorowanie przestrzegania wymogów RODO i innych przepisów o ochronie danych oraz polityki administratora w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
4. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
5. współpraca z organem nadzorczym - Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
6. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;

2. Usługa będzie wykonywana w czasie i miejscu wybranym przez Wykonawcę, z tym zastrzeżeniem, że w zakresie, w jakim będzie to celowe lub żądane przez Zamawiającego, usługa będzie wykonywana w siedzibie Zamawiającego ( minimum 2 godziny w tygodniu) w terminie uzgodnionym między Stronami.
3. Rodzaj zamówienia: usługa.
3. Tryb postępowania
4. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadami realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązującymi w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie.
5. Sposób upublicznienia zapytania ofertowego: strona BIP Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie.

4. Termin wykonania zamówienia

Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie:

od dnia 1 sierpnia 2023 roku do dnia 31 lipca 2024 roku.

5. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty jakie należy złożyć na potwierdzenie spełnienia tych warunków oraz ocena spełnienia tych warunków

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego oraz nie podlegają wykluczeniu.

W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy posiadają:

1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
2. uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
3. sytuację ekonomiczną lub finansową;
4. zdolność techniczną lub zawodową, tj: wykażą, ze posiadają pięcioletnie doświadczenie zawodowe w pełnieniu funkcji Inspektora Ochrony Danych w instytucjach publicznych.

2. Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykonawca w Formularzu oferty (załącznik nr 1 do zapytania) ma obowiązek wykazać posiadane przez siebie doświadczenie ze wskazaniem dat i miejsca wykonania oraz podmiotów na rzecz których usługi te zostały wykonane z załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami o których mowa są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot na rzecz którego usługi zostały wykonane.
3. Zamawiający wymaga posiadania przez Wykonawcę ubezpieczenia OC prowadzonej działalności gospodarczej na sumę co najmniej 50.000,00 zł.
4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania. Zamawiający wykluczy Wykonawcę, w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2019 r. poz. 243 ze zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 498 ze zm.).
5. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy, z udziału w postępowaniu Wykonawca wraz z ofertą złoży odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
6. W przypadku wskazania przez Wykonawcę w formularzu oferty dostępności dokumentów, o których mowa powyżej w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobierze samodzielnie z tych baz danych wskazane przez Wykonawcę dokumenty.
7. Zamawiający wykluczy z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835):
   1. wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835);
   2. wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835);
   3. wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835).

                    Wykluczenie następuje na okres trwania okoliczności określonych w ust 6. powyżej.

8. Potwierdzenie spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz braku przesłanek wykluczenia z postępowania nastąpi w oparciu o analizę przedłożonych przez Wykonawcę oświadczeń lub dokumentów o których mowa w niniejszym rozdziale metodą spełnia/nie spełnia.
6. Sposób porozumiewania się z Wykonawcami
7. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, dokumentów, wyjaśnień, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się za pomocą poczty elektronicznej pod adresem e-mail:    
2. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są:

Pani Anita Czerw-Fabiszewska, tel. 91 434 83 14.

7. Opis sposobu przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania oferty.

1. Ofertę składa się na formularzu ofertowym zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego. Wraz z ofertą Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

1. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub wskazanie ich dostępności w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych,
2. dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy),
3. dokument pełnomocnictwa Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia o zakresie co najmniej: do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy),
4. dowód poświadczający posiadanie wymaganego doświadczenia określonego w sekcji V, ust. 1 pkt 4),
5. polisę ubezpieczenia OC na sumę co najmniej 50 000,00 zł (oryginał lub kopia poświadczona przez osobę upoważnioną do podpisania oferty).

2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę powinien być czytelny.
3. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski. Dokumenty sporządzone w języku obcym bez wymaganych tłumaczeń nie będą brane pod uwagę.
4. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy. W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika należy załączyć dokument pełnomocnictwa
5. Ofertę należy złożyć do dnia 17.07.2023 do godz. 15:00 w siedzibie Zamawiającego: Zamek Książąt Pomorskich, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin, sekretariat pok. nr 206 (wejście A ), w zamkniętej kopercie z nazwą Wykonawcy i oznaczeniem postępowania

lub w postaci elektronicznej (mailowej) na adres:   i należy ją przesłać w formacie .doc. lub .pdf. z tytułem wiadomości „Znak sprawy: Oferta na wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie”.

6. Za termin złożenia oferty uważa się termin jej dotarcia do Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe wpłynięcie oferty.
7. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
8. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty w postępowaniu spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.
9. Oferta oraz oświadczenia, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami co do ich treści.
10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
11. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Informacja o zmianie lub wycofaniu oferty powinna być doręczona Zamawiającemu w formie określonej w ust. 5, przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian po upływie terminu składania ofert.
12. Termin związana ofertą:

Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert. 

8. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Wykonawca zobowiązany jest podać wartość netto a także cenę oferty w formularzu oferty (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego).
2. W cenie oferty należy uwzględnić podatek od towarów i usług (VAT) jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlegają obciążeniu podatkiem od towarów i usług i innymi podatkami i opłatami, jeżeli występuje taki obowiązek.
3. Cena całkowita oferty musi obejmować w kalkulacji wszystkie koszty i składniki, niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.
4. Wykonawca oblicza cenę oferty na podstawie opisu przedmiotu zamówienia.
5. Ceną oferty jest maksymalna cena brutto.
6. Cena nie podlega waloryzacji w trakcie realizacji zamówienia.
7. Oferowana cena jest ceną ryczałtową (stałą).
8. Przy wyliczaniu wartości cen poszczególnych elementów należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia ceny.
9. Jeżeli parametr miejsca tysięcznego jest poniżej 5 to parametr setny zaokrągla się w dół, jeżeli parametr miejsca tysięcznego jest 5 i powyżej parametr setny zaokrągla się w górę.
10. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w walucie złoty polski (PLN). Zamawiający nie przewiduje dokonywania rozliczeń z Wykonawcą w walutach obcych.

9. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie kryterium: 100 % ceny.
2. Sposób oceny ofert:

Wykonawca może uzyskać w tym kryterium max. 100 punktów.

Oferta zawierająca najniższą cenę otrzyma maksymalna liczbę punktów, a pozostałe oferty proporcjonalnie mniej wg. wzoru:

Oc=Cmin/Co x 100

Gdzie:

Oc – ocena punktowa badanej oferty

Cmin – cena najniższa z ofert

Co- cena badanej oferty podlegającej punktacji.

3. Zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, którego oferta uzyska największą ilość punktów (stosując stupunktową skalę ocen, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku).
4. Jeżeli zostaną złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
5. Kryteria oceny ofert nie podlegają zmianie w toku postępowania.
10. Formalności po wyborze oferty w celu zawarcia umowy oraz istotne postanowienia umowy
11.   Informacja o wyborze oferty zostanie przesłana Wykonawcom drogą elektroniczną.
12. Wykonawca ma obowiązek zawrzeć umowę zgodnie z projektem umowy (istotnymi postanowieniami umowy) stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
13. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego, przed upływem terminu związania ofertą lub w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
14. Jeżeli z przedstawionych dokumentów wynikać będzie, że osoba, która będzie podpisywała umowę nie jest uprawniona do reprezentacji Wykonawcy w obrocie gospodarczym, załączyć należy dokument pełnomocnictwa wystawiony w sposób określony przepisami prawa cywilnego.
15. W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. jego członków do czasu wykonania zamówienia.
11. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych [Dane]

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych  i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  [dalej: RODO], informujemy, że: 

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamek Książąt Pomorskich z siedzibą: 70-540 Szczecin, ul. Korsarzy 34, instytucja kultury Województwa Zachodniopomorskiego, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Samorząd Województwa pod nr RIK/1/99/WZ, e-mail. zamek@zamek.szczecin.pl   tel. +48 91 434 83 11, [dalej: Administrator, Zamek].
2. Inspektor Ochrony Danych dostępny jest pod adresem: Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie 70-540 Szczecin, ul. Korsarzy 34, e-mail: iod@zamek.szczecin.pl,  telefon: +48 91 434 83 11;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c. RODO w celu związanym z zapytaniem ofertowym i wyborem wykonawcy w postępowaniu;

1. Przetwarzanie Pani/Pana Danych Usługodawcy będzie się odbywać:
   1. w celach związanych z przeprowadzeniem zapytania ofertowego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit b RODO,
   2. w prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez Zamek, polegających na: obronie przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z prowadzonym zapytaniem ofertowym lub dochodzeniu takich roszczeń,
   3. w celu: ochrony mienia województwa przy zastosowaniu monitoringu wizyjnego, na podstawie: art. 6 ust. 1 lit e. RODO w związku z art. 60a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 o samorządzie województwa.
2. Przetwarzanie Danych ewentualnych pracowników lub podwykonawców Wykonawcy, będzie się odbywać:
   1. w prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez Zamek, polegających na: obronie przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z prowadzonym zapytaniem ofertowym, dochodzeniu takich roszczeń, kontakcie z osobami będącymi pracownikami lub podwykonawcami Wykonawcy, którymi Wykonawca będzie się posługiwał w celu złożenia oferty w postępowaniu, na podstawie art. 6 ust.1 lit. f. RODO,
   2. w celu ochrony mienia województwa przy zastosowaniu monitoringu wizyjnego, na podstawie: art. 6 ust. 1 lit c. RODO w związku z art. 60a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 o samorządzie województwa.

4. Dane będą przechowywane przez Zamek przez okres prowadzenia zapytania ofertowego i wyboru wykonawcy w postępowaniu, a po jego przeprowadzeniu przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków nałożonych na Zamek na mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa, jak również do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń stron postępowania. W zakresie monitoringu wizyjnego, Dane będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
5. Dane nie będę służyły podejmowaniu decyzji, która opiera się tylko na zautomatyzowanym przetwarzaniu Danych, w tym profilowaniu.
6. Uprawnienia wynikające z RODO

W każdym czasie podmiot którego dotyczą Dane, jest uprawniony do żądania:

1. dostępu do Danych,
2. sprostowania Danych,
3. usunięcia Danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
4. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych, w szczególności poprzez wysłanie e-mail na adres: iod@zamek.szczecin.pl;
5. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Podanie Danych jest niezbędne do przeprowadzenia zapytania ofertowego i wyboru wykonawcy w postępowaniu. Niepodanie Danych skutkowało będzie odmową udziału w postępowaniu. Wstęp na teren obiektu wiąże się z utrwaleniem wizerunku w ramach monitoringu wizyjnego, prowadzonego m.in. w celu realizacji obowiązku ustawowego ochrony mienia województwa.
8. Dane mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, podmiotom upoważnionym na podstawie zawartych przez Zamek umów powierzenia.
9. Informacje zawarte w niniejszym paragrafie mogą ulec zmianie. W takim przypadku Zamek poinformuje o ich zmianie, przy czym taka zmiana informacji nie będzie stanowiła zmiany zapytania ofertowego.
10. Wykonawca obowiązany jest poinformować swoich ewentualnych pracowników                              lub podwykonawców, o powyższych informacjach jak również o tym, iż Dane takich pracowników lub podwykonawców Wykonawcy, pozyskane zostały przez Zamek od Wykonawcy lub ze źródeł publicznie dostępnych a także, iż Zamek przetwarzał będzie ich dane w postaci: Imienia, Nazwiska, powiązania z Wykonawcą i jego rodzaju, kontaktowego numeru telefonicznego i adres e-mail.
11. Wykonawca zobowiązany jest do zapewniania zgodności przetwarzania danych                             ze wszelkimi, obecnymi oraz przyszłymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności zaś z RODO;
12. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje podstawą  prawną do udostępniania Zamkowi  danych pracowników lub podwykonawców, którymi będzie się posługiwał w trakcie prowadzenia zapytania ofertowego i złożeniu oferty w postępowaniu oraz zobowiązuje się utrzymać przedmiotową podstawę  przez cały okres trwania postępowania.

12. Postanowienia końcowe

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w ofercie:

1. oczywistych omyłek pisarskich,
2. oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
3. innych omyłek polegających na niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem ofertowym, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty

- zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania wykonawcy do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie oświadczeń i dokumentów złożonych w postępowaniu, chyba, że:

1. oferta wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub
2. zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

3. Zamawiający wybierze Wykonawcę, który złoży najkorzystniejszą ofertę oraz spełni wymogi formalne.
4. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta na warunkach określonych w załączonym projekcie umowy (istotnych postanowieniach umowy).
5. Skuteczne zawarcie umowy nastąpi w momencie podpisania umowy pod rygorem nieważności.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie.
7. Ogłoszenie, a także warunki postępowania mogą być zmienione lub odwołane przed upływem terminu składania ofert.

Załączniki:

DOCXZapytanie Ofertowe.docx (38,62KB)

Nr 1 - DOCXZałącznik nr 1 - formularz ofertowy wzór 003.docx (29,19KB)

Nr 2 - DOCZałącznik nr 2 Wzór Umowy_RODO 005.doc (60,00KB)

---

Nr sprawy: 1/312/2023 ACF                                                                                                                                                    Szczecin 13.07.2023 r.

Dotyczy: zapytania ofertowego na Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie.

INFORMACJA O ZMIANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie informuje o zmianie zapisów rozdziału XI zapytania ofertowego - Informacji o przetwarzaniu danych osobowych, które otrzymują następujące brzmienie:

XI.       Informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych [DANE]

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

[dalej: RODO] informujemy:

1. Administratorem danych osobowych jest Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie, Instytucja kultury Województwa Zachodniopomorskiego z siedzibą: 70-540 Szczecin, ul. Korsarzy 34, adres poczty elektronicznej:  telefon: +48 91 434 83 11 [dalej: Administrator, Zamek].

2. Inspektor ochrony danych osobowych jest dostępny siedzibie Zamku lub pod adresem e-mail:  telefon kontaktowy: +48 91 434 83 11.

3. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych [dalej: Dane] będzie się odbywać w celu:

a)   przeprowadzenia zapytania ofertowego w trybie zamówienia publicznego nr 1/312/2023 ACF, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,

b)   związanym z ochroną Zamku, ponieważ wejście na teren obiektu wiąże się z utrwaleniem wizerunku osób fizycznych poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, w związku z ustawą o samorządzie województwa.

4.  Odbiorcami Pani/Pana Danych  mogą być osoby lub podmioty, którym na podstawie przepisów prawa udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania oraz podwykonawcom Zamku upoważnionym na podstawie zawartych umów o współpracy, w tym umów powierzenia.

5.  W każdym czasie jest Pani/Pan uprawniona/y do:

a)  dostępu do swoich Danych, zgodnie z art. 15 RODO,

b)  sprostowania Danych, zgodnie z art. 16 RODO,

c)  ograniczenia przetwarzania Danych, zgodnie z art. 18 RODO.

W związku z prowadzonym zapytaniem ofertowym w trybie zamówienia publicznego, osobom fizycznym których Dane są przetwarzane nie przysługuje:

a) prawo do usunięcia Danych, na podstawie art. 17 ust. 3 lit. b) RODO,

b) prawo do przenoszenia Danych, o którym mowa w art. 20 RODO,

c) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Danych, ponieważ przetwarzanie Danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

W każdym czasie osoba fizyczna, której Dane są przetwarzane ma prawo wniesienia skargi do    Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6. Podanie Danych jest wymogiem umownym związanym z udziałem Pani/Pana w niniejszym

    zapytaniu ofertowym. Wstęp na teren Zamku wiąże się z utrwaleniem wizerunku w ramach

    stosowanego monitoringu wizyjnego.

7. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków nałożonych na

    Zamek na mocy obowiązujących przepisów prawa. W zakresie monitoringu wizyjnego Dane

     będą przechowywane przez okres nie przekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

8.  Dane nie będę służyły do podejmowania decyzji, która opiera się na ich zautomatyzowanym

     przetwarzaniu, w tym nie będą profilowane.

 

                                                                                 Dyrektor Zamku Książąt Pomorskich

                                                                         w Szczecinie

                                                                                                                                                                / - /

                                                                                       Barbara Igielska

---

ZMIANA TERMINU SKŁADANIA OFERT W POSTĘPOWANIU

Szanowni Państwo,

W związku z otrzymaniem pytań do zapytania ofertowego na wykonanie zadań Inspektora Ochrony Danych nr 1/312/2023 ACF zamawiający przedłuża termin  składania ofert na dzień 20.07.2023 r. do godz. 15:00.

Treść pytań i odpowiedzi udostępniona zostanie niezwłocznie na stronie postępowania .

PDFZMIANA TERMINU SKŁADANIA OFERT W POSTĘPOWANIU.pdf (80,97KB)
 

---

Nr sprawy: 1/312/2023 ACF                                                    Szczecin 18.07.2023 r.

Dotyczy: zapytania ofertowego na Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie.

ODPOWIEDZI NA PYTANIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie informuje, że w dniu 12.07.2023 r. wpłynęły pytania do zapytania ofertowego na Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie o następującej treści:

Pytanie 1:

Ilość procesów przetwarzania danych osobowych zawartych w rejestrze czynności przetwarzania (np. rekrutacja, obsługa klienta etc.)

Odpowiedź Zamawiającego:

Kilkadziesiąt operacji przetwarzania danych

Pytanie 2:

Ilość komórek organizacyjnych różniących się zadaniami (np. Wydział kadr, Wydział IT, etc.)

Odpowiedź Zamawiającego:

Zgodnie ze strukturą ZKP obecnie jest 16 komórek organizacyjnych.

Pytanie 3:

Ilość systemów informatycznych przetwarzających dane osobowe (np. "Płatnik" etc.)

Odpowiedź Zamawiającego:

Obecnie ZKP korzysta z trzech systemów informatycznych przetwarzających dane osobowe.

Pytanie 4:

Czy mają Państwo aktualnie powołanego IOD? Czy jest to firma zewnętrzna (jaka)?

Odpowiedź Zamawiającego:

Do 31.07.2023 r. IOD obsługuje firma zewnętrzna wybrana w trybie zapytania ofertowego. Dane firmy :

Bezpieczeństwo Informacji Telekomunikacyjnych „ BI-TEL” Ryszard Chwastek

Pytanie 5:

W zapytaniu wspomniane jest, że dyżur IOD ma się odbywać cotygodniowo na min. 2 godziny – czy ze względu na dość poważną logistykę i odległość do Zamku dopuszczą Państwo zamiennie wizytę fizyczną 1 raz w miesiącu na 8 godzin? (w pozostałym czasie pełna obsługa zdalna mail, telefon we wszystkie dni robocze).

Odpowiedź Zamawiającego:

W przedmiotowym zapytaniu ofertowym w dziale II pkt. 2.oreślono sposób wykonywania usługi. Jest to warunek konieczny. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę sposobu świadczenia usługi.

Pytanie 6:

Jakim budżetem rocznym/miesięcznym (brutto) Państwo dysponują na realizację obsługi IOD na 2023 r.?

Odpowiedź Zamawiającego:

Zamawiający dysponuje na obsługę IOD budżetem  rocznym 19.200 zł. brutto od 01.08.2023 r. do 31.07.2024 

Pytanie 7:

Jaki budżet roczny/miesięczny (brutto) jest przeznaczany aktualnie na obsługę IOD jeśli obsługuje Państwa firma zewnętrzna?

Odpowiedź Zamawiającego:

Budżet miesięczny – 1.600,00 zł. brutto, budżet roczny – 19.200,00 zł. brutto

 Z upoważnienia Dyrektora Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie Barbary Igielskiej

                                                    Jędrzej Wijas   /--/

 

---

informacja z wyboru oferty,

PDFInformacja z wyboru oferty.pdf (164,23KB)